Какие документы нужны поставщику и покупателю для честной игры в оптовый бизнес

Оптовая торговля — это не базар, где можно просто почесать затылок и сказать: «Да ладно, договоримся как-нибудь на словах». Здесь всё серьёзно: контракты, спецификации, накладные, сертификаты — бумажная волокита, от которой у неподготовленного человека голова идёт кругом. Но без этого никуда. Документы поставщиков — это как паспорт для товара: без них вас просто не пустят в «вечеринку» крупных закупок. Давайте разберёмся, какие бумаги действительно важны, а какие можно считать формальностью.

Базовый набор: без чего поставщику даже не стоит выходить на рынок

Представьте, что вы пришли в ресторан, а официант вместо меню протягивает вам листок с надписью «Поверьте, у нас вкусно». Вряд ли это внушит доверие. То же самое и в опте. Покупатели хотят видеть подтверждение вашей легальности и надёжности. Вот что должно быть у каждого поставщика:

\n
• Свидетельство о регистрации (ИП, ООО или другая форма) — Без этого вы просто человек с грузовиком товара, а не бизнес.
\n
• Действующий договор поставки (или его шаблон). — Да, даже если вы работаете «постоянно с одними и теми же». Бумага — лучшая защита от «я не помню, мы так договаривались».
\n

Кстати, если вам интересно, как правильно составить договор поставки, чтобы не остаться у разбитого корыта, у нас есть подробная статья на эту тему: Как составить договор поставки: 5 ошибок, которые стоят вам денег.

Дополнительные документы: когда «базы» недостаточно

Если вы работаете с пищевой продукцией, стройматериалами, детскими товарами или чем-то, что регулируется государством, готовьтесь к тому, что список документов расширится. Сертификаты соответствия, декларации, ветеринарные свидетельства (для продуктов), технические паспорта — всё это может понадобиться. Крупные сети вообще любят запрашивать даже то, что по закону не обязательно, просто чтобы перестраховаться. Например, некоторые требуют сертификат ISO 9001, хотя он не является обязательным для всех.

Покупателям тоже стоит быть начеку. Если поставщик трясёт перед вами папкой с документами, но не может внятно объяснить, что там лежит, — это повод насторожиться. Однажды мы разбирали случай, когда компания купила партию «сертифицированного» оборудования, а потом выяснилось, что сертификат был поддельный. Подробности этого кейса можно найти здесь: Как проверить поставщика: инструкция для параноиков.

Электронный документооборот: когда бумаги слишком много, но без неё никак

Если вы до сих пор обмениваетесь оригиналами документов через курьеров, пора в XXI век. ЭДО (электронный документооборот) — это не только про экологию (хотя и про неё тоже), но и про скорость. Подписать акт в два клика вместо недели ожидания почты — это ли не магия? Главное — выбрать проверенного оператора ЭДО и убедиться, что ваш контрагент тоже им пользуется. Иначе получится как с мессенджерами: «Ты в Телеграме?» — «Нет, я в Вотсапе». — «А я в Скайпе…»

Кстати, на postavshikov.net многие поставщики уже указывают, работают ли они через ЭДО, что упрощает жизнь покупателям. Это особенно удобно, когда нужно быстро закрыть сделку без лишней бюрократии.

Документы — это скучно, но необходимо. Как налоги или утренняя зарядка. Лучше один раз разобраться, что и зачем нужно, чем потом тушить пожары из-за отсутствия какой-нибудь справки. Тем более что в оптовом бизнесе репутация дороже денег: один скандал из-за «не той бумажки» — и ваше имя начинает ассоциироваться с риском. А риск — это как раз то, чего покупатели стараются избегать. Так что собирайте свои документы аккуратно, храните их в порядке и не забывайте обновлять. И тогда никакие проверки вам не страшны.